TÉCNICAS DE ARCHIVO

DEFINICIÓN

Archivar es el proceso de recepcionar, ordenar, clasificar y conservar adecuadamente, los documentos en  un lugar determinado a fin de localizarlos fácil y rápidamente y protegerlos de perdidas y deterioros, etc.

los documentos son colocados en un mismo orden debidamente clasificados, toda la correspondencia, papeles y otros documentos relacionados con el individuo o firma y a la vez facilitar su localización y manejo.

las técnicas de archivo son un sistema que nos va a permitir clasificar y buscar rápidamente los documentos.

IMPORTANCIA

representa la memoria de un negocio o conservación de los documentos. solo se guardan los documentos importantes.

FINALIDAD DE LAS REGLAS DE CLASIFICACIÓN

El archivo debe cumplir con las normas básicas de orden  y ubicación. si cada persona tiene sus propias reglas para archivar los documentos, solo esa persona podría encontrarlos.  por lo tanto es necesario observar reglas fijas que permitan seleccionar y ordenar los documentos de tal forma la persona que tenga acceso a ellos pueda encontrarlos con facilidad.

CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Es el conjunto de operaciones que tienen por objeto prolongar la vida de un ente material, merced a la previsión del daño o a la corrección del deterioro". (Viñas, 1988 p.2)

Por consiguiente, cualquier esfuerzo que se emprenda para darle a los documentos una vida perdurable, tiene que tomar en cuenta dos factores: prevención y restauración. Esto es la conservación. Todas las políticas institucionales encaminadas a prever daños en los documentos, y corregir mediante la intervención manual o mecánica, cualquier daño que se presente en ellos.Lo anterior significa, que la lucha la debemos dirigir en dos frentes: la permanencia, que tiene que ver con la naturaleza física del documento (su estructura natural) y la durabilidad, que se refiere a la capacidad que tiene para transmitir la información que consigna.

MUEBLES DE ARCHIVO MAS CONOCIDOS

ARCHIVADOR HORIZONTAL

Es el uso de la gaveta para fines de archivo. consiste en colocar los papeles en posición horizontal, unos encima de otros sin doblarlos

                 

                     ARCHIVADOR LATERAL

En este método los documentos se apoyan sobre uno de los lados del archivador (estante), en este se va colocando uno junto al otro como los libros de una biblioteca y el titulo del documento debe anotarse en el lomo. este método es adecuado para archivar libros, archivadores de palanca, etc.

ARCHIVADOR VERTICAL

En este método los documentos se apoyan en forma vertical uno detrás del otro en carpetas.

consiste en juntar toda la información referente a un individuo, empresa, lugar o asunto. este método provee mayor apariencia, visibilidad, exactitud y facilidad para archivar o encontrar documentos así mismo ocupa menos espacio.

TIPOS DE ARCHIVOS

ARCHIVO ACTIVO

este tipo de archivo esta formado por los documentos del año en curso, los documentos que se encuentran pendientes de respuesta o solución y los documentos de años anteriores que mantengan su vigencia y sean de consulta frecuente.

ARCHIVO SEMI-ACTIVO

Esta formado por los documentos no activos de mas de un año que son materia de consulta aunque no frecuente.

ARCHIVO PASIVO

Esta formado  por los documentos activos cuya consulta eventual permiten que se encuentre en ambiente diferente al archivo y que mantiene su valor documental, informativo o histórico que por su importancia pueden tener empleo en lo administrativo.

SISTEMA DE ARCHIVOS

• SISTEMA ALFABÉTICO:  Viene a hacer la asociación de las letras desde la "A" hasta la "Z". Ejemplo: Arco, Bate, Casa....... Yate, Zapato.  

• SISTEMA NUMÉRICO: Viene a hacer la asociación de números, se ubica por los primeros. Ejemplo:´

• fact  # 349
• fact  # 350
• fact #  351

• SISTEMA GEOGRÁFICO: Se halla mediante el distrito, departamento. ciudad. etc. Ejemplo:
• cali/ valle 
• maizales / caldas
• valle / Colombia

• SISTEMA POR ASUNTO: Se lleva el control de los materiales para poder trabajar. Ejemplo:  Pólizas, adelantos, letras.

TRANSFERENCIA Y ELIMINACIÓN DE ARCHIVOS

Los archivos periódicamente o continuamente deben ser revisados. para proceder a la transferencia o eliminación de archivos y conservar únicamente los que pueden ser necesarios a la empresa, este es el paso final en el ciclo de la vida de todo documento. 

La transferencia regular de documentos inactivos da como resultado la economía de activos en la oficina, ello permite ampliar equipo y suministros menos costosos para los documentos transferidos y simplifica los archivos inactivos, de tal manera que se pueden encontrar los documentos con la máxima eficiencia.

Algunas empresas clasifican el archivo determinando su valor de la siguiente manera:

DOCUMENTOS VITALES: incluyen documentos legales de constitución, títulos de propiedad, escrituras, estados financieros, etc.

DOCUMENTOS IMPORTANTES:  incluye facturas, registro de ventas , registro de compras, cotizaciones, registro de bancos, correspondencia  como cartas enviadas, recibidas y documentos relacionados al giro del negocio.

DOCUMENTOS ÚTILES:  incluyen alguna correspondencia general como memorando, normas legales, informes, recibos. Todo documento que se utilice temporalmente y después de algunas semanas o hasta un año de la fecha en que fueron recibidos o emitidos se puedan destruir.

DOCUMENTOS NO ESENCIALES:  incluyen anuncios, formatos, afiches, etc., los cuales pueden ser destruidos después de utilizarlos temporalmente, en algunos casos sin la necesidad de archivarlos.

una vez se ha determinado el valor de los documentos, es necesario decidir la cantidad de tiempo que van a ser conservados o el periodo de retención. los factores que influyen sobre esta decisión son: las leyes existentes al respecto, la naturaleza del negocio, el tipo de documento que se manejan y la información que se deriva de ellos. 

ORGANIZACIÓN DE UN SISTEMA DE ARCHIVO

Todo sistema de archivo consta de tres elementos:

Equipos: El mueble mas usado en las oficinas es el archivador vertical que puede tener de una a cinco gavetas.

ocupa poco espacio y es de un material fuerte y resistente en caso de un incendio. Tiene una gran capacidad para almacenar documentos aproximadamente 5000. En cada uno se coloca un rotulo en el que se indica lo siguiente:  letras o números.

GUIAS:  Son hojas de cartón Dúplex (bolsas colgantes), que tiene una parte que sobresale llamada pestaña. En la pestaña se coloca una letra o numero(rotulo). Tiene una forma rectangular. Tarjetas indicadoras hechas de carton fuerte y resistente, provistas de una pestaña en la parte superior donde aparece el título, nombre o asunto. Se usan para dividir las gavetas en secciones e indicar donde deben archivarse o localizarse los documentos.

Carpeta: Cartulinas dobladas en dos, con pestaña en la hoja de atrás.  En la pestaña se escribe el rótulo, que indica el contenido de la carpeta.  Las carpetas son utilizadas para colocar documentos relacionados con una persona, firma o institución o referidos a un mismo asunto. 

PROCEDIMIENTO PARA ARCHIVAR

Inspeccionar:  consiste en ver si la correspondencia esta lista para ir al archivo o si tiene otra indicación

Clasificar:  Es determinar bajo que titulo va a ser archivado el documento; osea elegir por empresa, persona, asunto.

Codificar:  Ponerle una marca o código al nombre que se ha elegido en al paso anterior. marcar la carpeta.

Distribuir:  Consiste en realizar un arreglo alfabético preliminar en una bandeja distribuidora. Es importante este paso para no abrir varias veces la misma carpeta, ahorrar tiempo y disminuir el porcentaje de error.

OTROS MATERIALES DE OFICINA NECESARIOS PARA EL PROCESO DE ARCHIVAR

Perforadora:                                   

Ganchos para legajar:   


            Plasticos                                                   Metálicos